Un aperçu de notre métier de créatrice de voyages de groupes et bien plus encore…

Introduction

Il y a de cela quelques mois, notre collègue Emmanuelle vous racontait son tout premier télétravel et en a profité pour vous en expliquer le concept.

Cette première expérience étant une réussite, la direction a offert à une première équipe d’employés des bureaux l’opportunité de faire l’expérience d’un voyage catalogue de leur choix.

L’objectif est de faire découvrir les destinations de notre catalogue à nous collaborateurs Buchard Voyages, et de nous offrir un meilleur aperçu des produits, ce qui nous aidera non seulement à mieux répondre aux questions des clients mais également à établir de meilleures propositions de voyages de groupes sur mesure. Cela nous permet également de renforcer les liens avec les chauffeurs et hôtesses avec qui nous avons peu de contacts.

Nous (Laurélia et moi, Laetitia) avons opté pour la splendide côte Ligure et ses incontournables Cinque Terre.

Présentation

Je m’appelle Laetitia et je travaille au département groupe Buchard Voyages depuis maintenant 4 ans.

Avant mes études, j’ai déjà travaillé deux ans au sein de la succursale d’Aubonne. Une première année pour valider ma maturité professionnelle commerciale et une deuxième pour approfondir ma formation. Originaire du canton de Vaud, je me suis ensuite expatriée en Valais afin d’obtenir mon bachelor en Sciences du Tourisme et Management, avant de revenir chez Buchard Voyages à Aubonne.

Laurélia est ma collègue, mais avant d’être collègues nous étions camarades de classe. Vous l’aurez compris, elle est elle aussi titulaire du même bachelor et nous nous sommes rencontrées à la haute école de Sierre. Nous avons effectué toutes les deux nos études en anglais et sommes pratiquement bilingues.

Laurélia est originaire de la Broye et travaille depuis 4 ans pour la succursale d’Ecuvillens, Fribourg. Elle parle également l’italien et est une véritable globe trotteuse.

Les coulisses d’un télétravel

Avant de découvrir la dolce vita italienne, nous avions du pain sur la planche ne serait-ce que pour définir et fixer nos objectifs et tâches à effectuer pendant et après le séjour. Que ce soit pour l’écriture d’un article de blog comme celui que vous êtes en train de lire, ou pour la gestion des réseaux sociaux lors de notre voyage ou encore pour le contenu vidéo et photo à produire pour le département marketing, etc.  

Etant toutes les deux organisatrices de voyages sur mesure pour les groupes, nous avons prévu en parallèle du voyage catalogue, de créer un voyage alternatif pour les groupes avec la précieuse aide de notre guide Antonella. Vous avez certainement eu l’opportunité de rencontrer Antonella si vous avez déjà eu la chance de faire ce voyage ou si vous êtes allés à nos incroyables journées Buchard à Conthey.

💡N’oubliez pas de commander votre catalogue automne hiver printemps 2022-2023 afin de recevoir votre bulletin d’inscription (envoyé mi-août) et ne manquez sous aucun prétexte le retour de nos journées Buchard à Conthey.

Après plusieurs appels Skype et plusieurs heures de travail à définir nos objectifs et attentes, nous avons décidé, en accord avec la direction et sur les recommandations d’Antonella, de descendre en voiture quelques jours avant nos clients afin dénicher de nouvelles pépites et prestataires pour nos clients groupes. 

Jour J

Nous voilà parties le samedi 30 avril à 05h00 du matin avec comme première escale, Gênes. Là, nous attendait Antonella à 11h00. Bien que nous avions déjà rencontré Antonella une ou deux fois aux journées Buchard et échangé par email et par Skype, ce voyage nous offrait également la chance de découvrir son métier de guide, les dessous de l’organisation et la gestion de nos groupes qu’elle manage d’une main de maître, forte de son expérience et de ses connaissances du terrain. 

Nous avons commencé par la visite du port puis du centre historique de Gênes où Antonella nous a fait découvrir les lieux importants. Nous nous sommes ensuite rendues au marché, il Mercato Orientale Genovese. Là, nous avons rencontré Cristina qui travaille pour une agence événementielle qui propose des visites du marché avec achats d’ingrédients avant d’emmener les visiteurs dans un palais génois afin de réaliser l’emblématique pesto genovese. Et c’est exactement ce que nous avons eu la chance de faire. Au programme : atelier cuisine afin de préparer notre pesto avant de le déguster à même le mortier avec des trofie (pâtes typiques liguriennes). Sans oublier l’apéritif, tradition plus communément appelée « aperitivo », composé de foccacia et de vin blanc de la région, le Pigato. Une fois notre diplôme en pochen ous autorisant à ouvrir un restaurant proposant du pesto, nous avons continué notre découverte de Gênes et de ses palais, toujours accompagnées d’Antonella avant de reprendre la route et de se rendre à Chiavari à l’hôtel Monte Rosa, notre partenaire hôtelier depuis bien des années.

Laissez-nous vous raconter notre voyage

Le jour suivant, nous avons rejoint Antonella à bord du train régional pour nous rendre au cœur des Cinque Terre et découvrir ses villages qui font la renommée de la région. Saviez-vous que « Cinque Terre » veut dire cinq villages ?

Premier arrêt à Riomaggiore où nous avons tout d’abord honoré une autre tradition italienne, le café. Les batteries rechargées, nous avons commencé la visite de la marina afin d’admirer la splendeur des maisons et leur palette de couleurs. Nous nous sommes ensuite rendues sur les hauteurs jusqu’au château. Ce village étant très escarpé et la montée étant plutôt raide, nous avons jugé qu’il n’était pas faisable avec tous les groupes, bien qu’il soit un coup de cœur à nos yeux. 

Le train et le bateau sont les moyens de transports les plus utilisés et relient facilement les cinq villages. La voiture et le car ne sont pas adaptés car il n’y a que très peu de stationnements et les routes, très étroites, limitent fortement les accès aux villages.

Pour cette raison, nous avons repris le train pour Manorola. Ici également nous avons commencé par la visite de la marina. Nous avons poursuivi la visite par une mini randonnée à travers les vignes, offrant une vue spectaculaire sur le village en contrebas et avons rejoint le campanile du village.

Nous avons repris le train pour nous rendre dans le village suivant, à savoir, Vernazza. Nous avons arpenté les petites ruelles étroites avec grand plaisir, toujours guidées par Antonella et avons fait un petit bout d’un chemin de randonnée avant de nous arrêter pour le repas et découvrir des spécialités de la région comme les anchois frits appelés acciughe fritte. Ils sont véritablement délicieux et n’ont rien à voir avec l’image que nous nous faisons des anchois. 

Un dernier petit tour dans la marina pour prendre quelques clichés avant de nous faire rincer par un orage. Nous nous sommes alors réfugiées chez le meilleur glacier des Cinque Terre afin de déguster une glace al pistacchio e nocciolata dont nous nous souviendrons bien longtemps. 

Une fois de retour à l’hôtel, comme chaque soir, nous nous sommes attelées au même rituel : trier les photos et vidéos prises durant la journée, poster quelques photos et montages vidéo sur nos réseaux sociaux et encore répondre aux emails reçus en notre absence du bureau. En effet, bien que nous étions toute la journée en visite à la recherche de nouvelles adresses et à la planification de nouveaux voyages, nous devions aussi suivre les voyages de nos clients pour lesquels nous avons des dossiers en cours de réalisation.

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Le lundi, nous sommes parties en voiture avec Antonella à la rencontre de prestataires. Au programme, une dizaine d’hôtels dans la région des Cinque Terre afin de pouvoir proposer des alternatives à nos clients lorsque notre hôtel, le Monte Rosa, ne peut pas accueillir nos clients mais aussi pour répondre aux demandes spécifiques comme par exemple pour un hôtel en bord de mer, un hôtel luxueux ou plus modeste et familial.

A midi, nous avons diné dans un restaurant à Sestri Levante où Antonella amène de temps en temps nos groupes. De cette manière, nous pouvons évaluer la qualité des prestations que nous proposons à nos clients, lorsque celles-ci, sont sélectionnées par nos guides par exemple.  

Vers 17h30, nous sommes rentrées à l’hôtel pour accueillir nos collègues Marisa et Guillaume, qui étaient l’hôtesse et le chauffeur du voyage ainsi que les clients qui venaient d’arriver pour leur séjour au Cinque Terre. C’était la première fois que nous rencontrions Marisa avec qui nous avions eu un bref échange téléphonique lors de notre préparation de voyage. Nous avions déjà eu l’occasion de rencontrer Guillaume par le passé. Après un tour des tables auprès des clients pour nous présenter, nous avons rejoint nos collègues pour faire enfin plus amples connaissances pendant le souper. Nous avons eu l’opportunité de discuter de nos différents métiers respectifs. Nous avons pu partager avec eux la façon dont nous travaillons et créons les voyages pour les groupes et eux nous ont expliqué la réalité du terrain et des situations auxquelles ils sont régulièrement confrontées.

Nous apprendrons beaucoup les uns des autres lors de ce séjour mais nous apprendrons aussi énormément de la gestion d’un grand groupe en voyage. Tous ces paramètres sont très importants lors de la réalisation d’un voyage sur mesure car il faut prendre en compte les attentes du client mais aussi les impératifs des guides et du chauffeur afin que tout fonctionne en synchronicité pour la satisfaction de tous. Les temps d’attentes, de trajets mais aussi les temps d’embarquement et de débarquement du car doivent être minutieusement calculés afin de ne pas stresser ou pire, de mettre en retard le groupe. Il ne faut pas oublier que nous sommes au travail mais nos clients sont eux en vacances et veulent profiter pleinement sans avoir à se soucier de ce genre de détails.

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Le mardi, rendez-vous à l’hôtel avec Antonella, qui emmène les clients à la découverte de Chiavari lors d’une visite guidée très instructive. Ensuite, départ en car pour Rapallo où les clients peuvent profiter de temps libre avant un excellent repas. Puis, embarquement à Santa Margherita Ligure pour une magnifique excursion en bateau jusqu’à Portofino. Petite visite puis temps libre pour les clients pour profiter de ce village et de sa marina qui offrent d’innombrables perspectives pour de belles photos et vidéos. Retour en bateau puis en car à l’hôtel.

Nous déposons les clients à l’hôtel avant de prendre la voiture avec Laurélia et Marisa pour rejoindre Guillaume au parking des cars. Chaque soir, le car est nettoyé et remis au propre pour le lendemain. Puis nous rentrons tranquillement à l’hôtel pour profiter du repas du soir. 

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Le mercredi, Antonella nous rejoint à l’hôtel et départ en car pour rejoindre Portovenere. La route pour descendre au village étant en travaux, il ne nous est pas possible de descendre avec le car comme d’habitude. Mais l’avantage d’avoir une guide sur le terrain, c’est qu’une navette est prévue pour mener les clients à bon port en bas du village. Tout cela est organisé et orchestré grâce aux contacts de la guide et sans que les clients ne s’en rendent compte.

Antonella guide ensuite le groupe jusqu’au sommet de la citadelle où l’on peut admirer le golfe de La Spezia. Puis, moment libre avant d’aller manger le traditionnel fritto misto au restaurant.

Après le repas, petite balade digestive en bateau le long de la côte, ce qui nous permettra d’admirer les cinq villages depuis la mer. Antonella ravi les clients Buchard et les autres passagers du bateau de ses commentaires via l’hautparleur en Français, Italien et Anglais.

Puis, débarquement à Monterosso, visite et temps libres pour se rafraichir avant de reprendre le train et rejoindre Guillaume qui nous attend avec son car pour rentrer à l’hôtel. Après un au revoir à Antonella et en la remerciant pour son accueil, nous passons une dernière belle soirée avec les clients et nos collègues. 

Et comme toutes bonnes choses ont une fin…

Le jeudi matin, après avoir dit au revoir aux clients, à Marisa et Guillaume qui ont encore une journée de visite devant eux, nous rejoignons Olga, une des propriétaires de l’hôtel Monte Rosa pour une visite de l’hôtel et des différentes chambres qui sont proposées. Puis, nous reprenons la route sous la pluie pour le voyage de retour jusqu’en Suisse. La neige nous a même surprise au Grand-St-Bernard, un sacré changement de décor. 

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Le vendredi, bien que rentrées en Suisse, nous avons encore eu une grosse journée de travail. Transmettre un compte rendu de notre séjour et voyage, trier les photos et vidéos qui ont été prises, faire un rapport des prestataires à qui nous avons rendu visite pour nos collègues du département groupes, écrire deux articles de blogs, préparer une ébauche de processus de formation pour les hôtesses, préparer un nouveau programme pour les groupes, proposer d’éventuelles améliorations au voyage existant, etc.  

Nous souhaitons, à travers ces divers comptes rendus, partager notre expérience et rentabiliser notre expérience en permettant à nos collègues de bénéficier de nos commentaires et adresses. Sans avoir pu les emmener visiter la région, nous essayons de leur apporter une plus-value au travers de notre contenu. 

Nous gardons un excellent souvenir de ce voyage et nous remercions toutes les personnes qui ont contribués de près ou de loin à rendre notre séjour inoubliable. Cette expérience fut très enrichissante et nous sera utile dans notre travail du quotidien.

Nous espérons que vous avez appréciez lire cet article plus long que d’habitude et nous nous tenons à votre disposition pour toute question sur les Cinque Terre. 

A presto,

Laurélia et Laetitia